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一說到開會，很多人的第一反應都是負面的，認為開會就是領導講講大道理、批斗一下員工，開來開去也沒什么直接效果，純屬浪費時間。

 

其實，會議是一種有組織、有領導、有目的的議事活動，一般包括議論、決定、行動等三個要素。在限定的時間和地點，通過有效的組織，按照一定的程序進行，就會成為非常有效且正式的溝通方式。

 

那么，在一個托育機構里，應該有哪些會議呢？我認為按照時間劃分，應該有晨會、夕會、周會、月會、季度會及年度會；按照職能劃分，應該有保教部門、后勤部門、銷售部門，以及管理部門的會議。通過這些會議，不論是上傳下達的執行內容，還是一線員工的反饋信息，都能得到很好的互通。

今天，我們就以全員月度會議為例，來重點講一下如何召開一次有效的會議。

 

月度會議，一般都會在月初開。把全員聚在一起，興師動眾，還是很難得的會議，所以適合把重要但不緊急的事情放進來。我在召開月度會議時，一般都有這幾個流程：

1、上月工作總結及月度優秀員工頒獎

2、下月工作計劃與具體安排

3、新員工入職儀式及拜師儀式

4、員工成長環節

5、員工月度生日會

 

看起來好像也沒有什么特別的，對吧？好像都是普普通通的流程，大家都是這樣做的。但是，成敗在于細節，每個環節都有一些關鍵的控制點，會議是否成功，大都取決于此。

上月工作總結及月度優秀員工頒獎

工作總結，該怎樣總結呢？我聽過很多園長開會，一般都是比較籠統地說一下做得好還是不好，稍微細致一點的，會說一下上個月業績完成情況，或者是重點事情，比如得到什么表揚之類的。

 

我覺得還可以再細致一點，把一些關鍵數據呈現出來，比如我們的招生情況、出勤情況、事故率、家長滿意度，以及后勤方面的數據等。

 

因為一線員工每天都沉溺在具體工作中，看到的都是細枝末節的事務，很難從全局看到自己的工作是如何影響著園區的發展的，所以很難有主人翁精神。比如保教老師看到招生數據，就會知道招一個生是多么難——招生顧問每月至少要打200通電話，才能邀約到不到三四十位到訪，最后能成功簽約的可能也就是個位數。保教老師理解了銷售崗位的難處，在做銷售活動的時候就會更配合一些。

 

另外，看到跟自己密切相關的數據，比如出勤、事故等，就可以清楚地看到自己在整個團隊中所處的位置、進步的空間等。如果是連鎖機構，還可以展示一下優秀園所、優秀個人的數據，讓大家看到成長的方向和目標。

 

而這些數據，要在月度會議前統計出來。管理層為了快速準確地統計這些數據，就需要在平時的工作中監督落實這些數據的填寫。

 

有了數據，自然也就評出了月度優秀員工。那么，如何通過頒獎儀式，把優秀員工評選弄得更有意義呢？

 

我們需要讓頒獎者提前準備頒獎詞，獲獎員工提前準備感謝詞。比如“最佳執行力獎”，我們需要頒獎者（一般是管理者）平時就要注意搜集大家的素材，做得好的具體案例，就像每年的《感動中國》節目，得把獲獎人的“優秀事跡”說出來，讓他的發光點更加光彩奪目。而作為獲獎者，感謝詞不能僅僅是“感謝大家”、“繼續努力”等套話，需要說出她心中佩服的人，以及下個階段的具體目標等。這樣，從團隊中塑造出的優秀員工會更真實、更豐滿、更生動，最重要的是更接地氣，讓大家覺得看得見、摸得著，這些非常重要。

 

接下來，講講下個月的工作計劃

什么是計劃？計劃是根據目標所制定的方案。計劃比總結更重要，所以管理者必須要定出明確、清晰、詳細的計劃。

 

在會議的這個環節，首先要講的是下個月的業績目標，這也是全員營銷的一部分。讓每個人都清楚地知道目標，是調動大家積極性的前提條件。目標展示，繼而就是倒推分解及完成方式。這種公示，也是一種非常強的暗示，意味著管理的規范性及執行的效力。

 

第二個要講的是保教的計劃。保教質量的高低是從寶寶出勤率及觀察量表、事故率、家長滿意度等來體現的，圍繞這些指標，并依據上個月的結果，提出本月具體需要改善的點及完成措施。通過這個，也可以讓其他同事看到保教部門的努力。

 

除以上兩點外，還有一些其他重點安排，比如后勤工作，以及公司下達的重點事項等。如果是連鎖機構，我會要求園長去分享公司發生的重大事情，這個部分如果想要好的呈現，就需要總部每個月底向園區推送備忘錄，向大家報告公司各部門做了些什么，讓大家更深入地了解公司動態。曾經有一次，一位市場部的同事來問我，事業部的同事每天都在忙什么？我在忙什么？當時我很震驚，我們每天工作時間都在一起，他居然不知道我在做什么。進一步講，他也不會知道公司發展的一些具體目標是什么，那分散在各處的園區里的同事，他們豈不是更不清楚？那還怎么上下同心？所以，覺得對于連鎖機構來說，在月度會議上做這種溝通，還是蠻重要的。

新員工入職及拜師儀式

如果有新員工入職，無論什么崗級，都應該在月度會議上安排這個環節。會前的準備特別重要，提前找到這個新員工之前的照片，并配上三個左右的關鍵詞，可以是性格方面的，或者是描述其工作狀態的，目的是在全員會議上讓大家更加生動地認識她。

 

除此之外，拜師儀式也要比較隆重和正式，除了互相準備禮物外，還要展示師傅對徒弟的要求，這也是公示的一部分。當然，禮物一般要有價值限制，以免形成不良影響。

第四部分，是員工成長環節

員工成長環節，這個部分的主要作用是鼓勵員工自己給自己定計劃和目標，不僅僅是工作上的，還可以是個人成長上的，比如這個月看什么書籍、考什么證、培養一個興趣愛好之類的。我一直非常注重個人的成長，也把這種希冀放在了年輕的老師們身上，園所給她們提供的是工作實操經驗，但是要想獲得心智上的更多成長、生活上的更多經驗，我希望她們可以找到自己個人成長的支點。

最后一個環節，月度生日會

這個部分不用多說，大家都會比較容易操作。只是強調一下，送禮物一定要送得有誠意，同事們寫的卡片一定要精美，尤其是管理者在寫祝福的時候，一定是真誠的、符合個人特點的，讓過生日的小伙伴感受到大家對她的好意和關注。

最后，聊聊主持人和會議時長

為了培養管理團隊，主持會議的人除了園長，各部門的負責人也應該輪流嘗試部分環節。整個會議控制在1個小時以內，最重點的環節是月度計劃，其他的根據實際情況來定。

 

如果時間比較充裕，我還會增加一個讀書會環節。每一個階段，我都會請大家推薦一些書籍，這樣很多老師會慢慢養成閱讀的習慣。有些喜歡分享的老師，就可以交給她來組織這個環節，由她來決定分享什么、怎么分享。這是營造學習成長氛圍的好方式，大家可以試試。

 

以上就是我根據實踐經驗梳理出來的月度會議流程和要點，也歡迎大家留言分享您的會議方式，還可以討論一下其它類型會議的必要性及開設方式，期待跟大家的互動。我是專注于托育園所運營的鄧雨果，咱們下期再見。